Enterprise Search einführen: in drei Phasen zur Suche, die genutzt wird

Wissen steckt in E-Mails, Dateien, Datenbanken, Intranets und Collaboration-Tools. Eine Enterprise Search, auch Unternehmenssuche oder Workplace Search genannt, macht diese Informationen über eine einzige Suchleiste auffindbar. Eine interne Suchmaschine über alle Systeme klingt nach einem großen IT-Projekt. In der Praxis ist die Technik meist der kleinere Teil. Entscheidend ist, ob die richtigen Datenquellen angebunden sind, ob die Berechtigungen stimmen und ob die Mitarbeitenden die neue Suche in ihren Arbeitsalltag übernehmen. Was eine Enterprise Search grundsätzlich ist und wie sie funktioniert, erklärt unser Beitrag Was ist Enterprise Search?.

Dieser Leitfaden zeigt, wie du eine Enterprise Search einführst: welche Ressourcen du brauchst, wie die drei Phasen der Implementierung ablaufen, wie das Onboarding der Nutzer gelingt und woran du den Nutzen misst. Die Phasen und Zeitangaben beschreiben wir am Beispiel von amberSearch, weil wir für die Projekte anderer Anbieter nicht sprechen können. Die Grundsätze gelten aber für jede moderne Suchlösung.

Das Wichtigste in Kürze

• Drei Phasen: Kick-Off und technisches Setup (1 bis 2 Wochen), Indizierung und Key-User-Workshop (5 bis 21 Tage), Rollout und Onboarding (2 bis 4 Wochen).
• Wenig Technik, viel Organisation: Die Anbindung einer Cloud-Anwendung dauert rein technisch oft nur ein bis zwei Stunden. Mehr Zeit kosten interne Freigaben, Berechtigungen und die Begleitung der Nutzer.
• Zwei Rollen sind Pflicht: Die IT-Abteilung verantwortet Setup und Integration, eine Projektleitung kümmert sich um Kommunikation und Change-Management.
• Klein anfangen: Mit einigen Abteilungen von 50 bis 100 Personen starten, Feedback sammeln, dann ausrollen.
• Nutzen messen: Vor dem Start die Suchzeit erfassen, nach dem Go-Live Nutzung und Suchanfragen ohne Treffer auswerten.

Bevor es losgeht: was du brauchst

Mit Standardsoftware ist die Einführung einer Enterprise Search kein Großprojekt mehr. Ein paar Ressourcen musst du trotzdem einplanen. Sie lassen sich in drei Gruppen ordnen: Systeme, Menschen und Budget.

Systeme, Hosting und Daten

Die erste Frage ist das Hosting. Drei Varianten sind üblich, nicht jeder Anbieter bietet alle an:

• Cloud-Hosting: Am einfachsten und ressourcenschonendsten. Wer mit Microsoft 365 und anderen Anwendungen ohnehin in der Cloud arbeitet, fährt damit meist am besten. Es müssen keine Server angeschafft werden. Je nach Anbieter zahlst du Cloud-Ressourcen oder die Zahl der Dokumente extra; bei amberSearch ist das im Nutzerpreis enthalten.
• Private Cloud: Größere Unternehmen haben eigene Instanzen bei AWS, Azure und Co. Auch dort kann eine Enterprise Search laufen. Neue Hardware ist nicht nötig, die Installation braucht aber mehr Abstimmung zwischen Anbieter und IT, weil individuelle Einstellungen zu berücksichtigen sind.
• On-Premise: Manche Unternehmen, etwa aus der kritischen Infrastruktur (KRITIS), müssen Daten vollständig auf eigener Infrastruktur halten. Dann trägt das Unternehmen Anschaffung, Betrieb und Know-how der Server selbst.

Bei Private Cloud und On-Premise hängt die Auslegung der Server vor allem von der Datenmenge und der Zahl der Nutzer ab. Eine Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile von Cloud und On-Premise findest du bei MORE THAN DIGITAL.

Die zweite Frage ist Make or Buy. Es gibt Open-Source-Module als Grundlage, doch eine eigene Suchlösung musst du dauerhaft weiterentwickeln und administrieren: Schnittstellen ändern sich, neue Technologien wie KI kommen dazu, und Nutzer erwarten heute ein Sucherlebnis wie bei Google. Die meisten Unternehmen entscheiden sich deshalb für eine fertige Enterprise Search Software. Gut ist eine Lösung mit offener Schnittstelle, über die du eigene Systeme bei Bedarf selbst anbindest. Enterprise Search Lösungen unterscheiden sich vor allem bei Konnektoren, Hosting, Berechtigungen und KI-Funktionen. Welche Kriterien bei der Auswahl zählen, steht in unserer Checkliste für die Auswahl einer Enterprise Search, einen Überblick über Anbieter gibt der Guide Enterprise Search Software und Lösungen im Vergleich.

Die dritte Frage betrifft die Datenquellen: Liste vor dem Projektstart auf, in welchen Systemen das Wissen liegt (zum Beispiel SharePoint, Teams, Outlook, Netzlaufwerke, CRM oder ERP), und lege fest, welche Quellen zum Start gehören. Für den Anfang reichen die Systeme, in denen die meisten Rückfragen entstehen. Prüfe dabei auch, welche Inhalte veraltet sind oder gar nicht durchsuchbar sein sollen.

Team und Rollen

Auf deiner Seite brauchst du zwei Hauptressourcen, dazu einige Gruppen, die im Projekt eine Rolle spielen:

• IT-Administratoren verantworten das technische Setup und die Integration in bestehende Systeme.
• Projektleitung kümmert sich um Kommunikation und Change-Management und ist am Anfang erste Ansprechperson für Rückfragen. Auch eine einfach bedienbare Software braucht jemanden, der die Einführung verantwortet.
• Multiplikatoren sind Führungskräfte und digital affine Kolleginnen und Kollegen, die als Meinungsführer wirken und ihr Team befähigen.
• Power User nutzen die Suche besonders intensiv, kennen bald alle Funktionen und werden zu internen Expertinnen und Experten.
• Normale Nutzer setzen die Suche im üblichen Umfang ein. Für sie wird das ganze Projekt gemacht.

Je nach Unternehmen gehören auch Datenschutz und Betriebsrat früh an den Tisch. Wenn der Anbieter Daten in deinem Auftrag verarbeitet, brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, und die Suche muss bestehende Berechtigungen wahren. Nur wenn IT und Projektleitung zusammenarbeiten, wird aus der technischen Einführung eine Suche, die genutzt wird.

Budget und Business Case

Das Budget hängt vor allem von der Hostingvariante und der Größe des Unternehmens ab. Rechne mit drei Kostenblöcken:

• Externe Setup-Kosten: Was der Anbieter für die Installation braucht.
• Interne Setup-Kosten: Wie viel Zeit IT, Projektleitung und Fachbereiche für Abstimmung und Freigaben aufwenden.
• Laufende Kosten: Lizenzen oder Gebühren, je nach Modell nach Nutzern, Datenmenge oder Zahl der angebundenen Systeme, dazu Wartung bei eigenem Hosting.

Wie hoch die Summe ist, lässt sich nicht pauschal sagen. Eine Methode für die Rechnung beschreibt unser Beitrag zur Berechnung eines Business Cases für eine Enterprise Search. Einen ersten Richtwert liefert der ROI-Rechner.

Die Enterprise Search Einführung in 3 Phasen

Am Beispiel amberSearch als Fully Managed Service (bei anderen Hostingvarianten ändert sich der Ablauf etwas) gliedert sich die Implementierung in drei Phasen. Die Zeitangaben sind Erfahrungswerte für den rein technischen Aufwand. Welche internen Prozesse und Freigaben dazukommen, kann nur dein Unternehmen selbst beurteilen.

Phase 1: Kick-Off und technisches Setup (1 bis 2 Wochen)

Ziel dieser Phase: Die Systeme sind verbunden, die Zugriffsrechte werden synchronisiert. Nach einem kurzen Kick-Off verbindet die IT die Datenquellen mit der Suche:

• Cloud-Anwendungen werden über eine OAuth-Freigabe oder eine einfache App-Registrierung verbunden, rein technisch etwa 1 bis 2 Stunden. Die Anleitungen je System stehen im Helpcenter unter Datenquellen für Administratoren.
• Lokal installierte Anwendungen werden über ein Site-to-Site-IPSec-VPN angebunden. Dazu braucht die Suche einen Service-Account mit Leserechten. Auch hier rund 1 bis 2 Stunden.
• Offene Schnittstelle: Systeme ohne Standardkonnektor kannst du über eine offene Schnittstelle selbst integrieren. In den meisten Projekten ist das nicht nötig.
• Identity Provider: Die Verbindung zu SSO oder Active Directory sorgt dafür, dass Zugriffsberechtigungen übernommen werden. Meist unter einer Stunde.
• Domainfreigabe: Je nach Hosting und gewünschter Domain wird ein SSL-Zertifikat erstellt, ebenfalls meist unter einer Stunde.

Ergebnis: Die Lösung ist technisch bereit, aber noch nicht mit Daten gefüllt. Wie schnell das gehen kann, zeigt R-Biopharm: Dort war die technische Anbindung an die internen Systeme in Abstimmung mit der IT innerhalb eines halben Tages erledigt.

Phase 2: Indizierung und Key-User-Workshop (5 bis 21 Tage)

Nach dem Setup baut die Software einen Index auf. Je nach Datenmenge dauert das in der Regel zwischen 5 und 21 Tagen. Diese Zeit nutzt du für den Key-User-Workshop: ein einstündiges Online-Meeting mit den drei bis vier wichtigsten Nutzerinnen und Nutzern aus verschiedenen Abteilungen. Er hat drei Teile:

• Jobs to be done: Wie arbeitet die Person, in welchen Systemen bewegt sie sich, was sind ihre täglichen Aufgaben?
• Pains: Was hindert sie daran, ihre Arbeit gut zu erledigen? Wo hakt es?
• Gains: Welchen Mehrwert erwartet sie? Wann wäre die Einführung ein Erfolg?

Der Workshop platziert die Suche früh bei künftigen Power Usern und Multiplikatoren und zeigt, wo der größte Nutzen liegt. Wie du dabei auch den Zeitaufwand für die Informationsrecherche erfasst, beschreibt unser Beitrag zu Frameworks für die Erfassung des Zeitaufwands. Danach testen erste Nutzer die Suche, meist Projektleitung, IT-Administratoren und Key User, und prüfen, ob sie wie erwartet funktioniert.

Phase 3: Rollout und Onboarding (2 bis 4 Wochen)

Jetzt wird die Suche für alle Mitarbeitenden verfügbar gemacht, und zwar dort, wo sie ohnehin arbeiten. Das hat sich als einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren herausgestellt. Der Administrator stellt die Suche zentral bereit, zum Beispiel als Teams-App, als Widget in SharePoint oder im Intranet, per Browser-Erweiterung über Gruppenrichtlinien oder per iFrame in anderen Systemen. Das kostet etwa eine Stunde. Zusätzlich können Nutzer die Suche in fünf bis zehn Minuten selbst im Browser oder auf dem Desktop ablegen; die Möglichkeiten stehen im Helpcenter unter Apps und Erweiterungen.

Nach dem Go-Live beginnt das Monitoring: Such-Logs, Suchanfragen ohne Treffer und Antwortzeiten zeigen, wo nachgeschärft werden muss. Wie du die Nutzer in dieser Phase gewinnst, beschreibt der nächste Abschnitt.

Nutzer gewinnen: Onboarding, das funktioniert

Eine Enterprise Search ist nur so gut wie ihre Nutzung. Aus Nutzersicht verläuft die Einführung in vier Schritten.

1. Key-User-Workshop und Indizierung: Das Onboarding der Key User beginnt schon in Phase 2. Sie testen zuerst und liefern das erste Feedback.

2. Onboarding: Lass die Nutzer schrittweise auf die Software, damit du aus jeder Gruppe lernen und nachschärfen kannst. Im Onboarding (rund 30 Minuten online) erklärst du den Nutzern oder den Multiplikatoren die Funktionsweise, sie testen die Suche und stellen Fragen. Danach erhalten alle eine Onboarding-Mail mit den wichtigsten Informationen. In dieser Phase geht es darum, dass die Mitarbeitenden

• die Suche in ihrem Arbeitsalltag und ihrer IT-Umgebung sichtbar machen,
• die Funktionen kennenlernen,
• die Suchlogik verstehen, Anfragen nachschärfen und Filter nutzen.

Das fällt manchen leichter als anderen. Kurze Tipps mit Beispielsuchen aus dem eigenen Fachbereich helfen beim Einstieg. Hilfreich ist ein regelmäßiger Jour fixe zwischen Projektleitung und dem Support des Anbieters in den ersten Wochen, damit Rückfragen schnell geklärt werden. Materialien für die interne Kommunikation findest du im Helpcenter unter Onboarding.

3. Erste Erfahrungen: Schnell kristallisieren sich einige Power User heraus. Ihr Wissen hilft, Fragen anderer Nutzer zu beantworten. Ermutige alle, in internen Kanälen über Probleme und Erfolge zu sprechen.

4. Etablierung im Arbeitsalltag: Ein gutes Zeichen ist, wenn in Meetings ganz selbstverständlich über die Suche gesprochen wird. Ist die Lösung noch nicht überall ausgerollt, werden oft andere Abteilungen aufmerksam und wollen sie ebenfalls nutzen.

Interne Community aufbauen

Richte nach dem Onboarding einen eigenen Kanal in Teams oder einem anderen Tool für Fragen zur Suche ein. Dort beantworten Kolleginnen und Kollegen unternehmensspezifische Fragen direkt, bereits gestellte Fragen bleiben auffindbar, und Erfolge, die die Multiplikatoren sichtbar machen, überzeugen auch skeptische Kollegen.

Mehr zur Einführung, auch in Kombination mit generativer KI, steht in unserem Whitepaper „So geht eine erfolgreiche Einführung von Enterprise Search in Kombination mit generativer KI“. Du kannst es hier herunterladen:

Technische Stolpersteine

Auch wenn moderne SaaS-Lösungen die Implementierung stark vereinfachen, tauchen in der Praxis drei Herausforderungen immer wieder auf.

Heterogene Systemlandschaften

Viele Unternehmen haben gewachsene IT-Architekturen: Cloud und On-Premise gemischt, unterschiedliche API-Standards, Eigenentwicklungen. Die Schwierigkeit liegt weniger in der Anbindung selbst als im Zusammenführen unterschiedlicher Datenmodelle. Wichtig sind deshalb eine saubere Inventur der Systeme vor dem Start, eine klare Priorisierung der Datenquellen und ein klar definierter Umfang für den ersten Ausbau.

Berechtigungen und Identity-Management

Eine Enterprise Search übernimmt die bestehenden Zugriffsrechte und damit auch ihre Schwächen. Inkonsistente Active-Directory-Gruppen, manuell gepflegte SharePoint-Berechtigungen oder verwaiste Benutzerkonten führen dazu, dass Ergebnisse unerwartet auftauchen oder fehlen. Eine kurze Berechtigungsanalyse vor der Indexierung lohnt sich. Ziel ist nicht, das ganze Identity-Management neu zu ordnen, sondern konsistente, synchronisierbare Strukturen. Wie du speziell SharePoint vorbereitest, zeigt unser Beitrag SharePoint-Suche optimieren.

Datenqualität und Dubletten

Eine Enterprise Search macht die Datenqualität sichtbar, manchmal schonungslos. Dubletten, mehrere Versionen desselben Dokuments und uneinheitliche Dateinamen treten offen zutage. Hier hilft Erwartungsmanagement: Eine Enterprise Search ersetzt kein Dokumentenmanagement, sie legt Inkonsistenzen offen. Bei großen Mengen alter Inhalte lohnt es sich, Archive gezielt auszuschließen. Optional helfen eine Erkennung von Dubletten, ein Ranking-Vorteil für aktuelle Versionen und angereicherte Metadaten.

Erfolgsfaktoren und typische Fehler

Bei fast jeder Softwareeinführung hängt der Erfolg daran, Erfolgserlebnisse sichtbar zu machen. Diese Best Practices haben sich bewährt:

• Alle Nutzergruppen berücksichtigen: Abteilungen haben unterschiedliche Bedürfnisse. Nimm die Erkenntnisse aus den ersten Phasen auf.
• Klein anfangen: Starte mit einigen Abteilungen von 50 bis 100 Personen, bevor du auf das ganze Unternehmen ausrollst.
• Intern vermarkten: Kündige die Einführung an und mach die Leute neugierig, damit sie sich auf die Änderung einstellen.
• Landesgesellschaften einbeziehen: Wer international tätig ist, holt die Verantwortlichen vor Ort früh dazu; sie sind wichtige Multiplikatoren.
• Anwendungsfälle entdecken lassen: Nutzer sollen selbst ausprobieren, wofür ihnen die Suche hilft, und Erfolge offen teilen.

Genauso wiederkehrend sind die Fehler, die eine Einführung ausbremsen:

• Zu viele Quellen auf einmal: Wer zum Start jede Datenquelle anbinden will, verlängert das Projekt und verwässert die Ergebnisse.
• Berechtigungen nicht geprüft: Unsaubere Rechte fallen erst auf, wenn jemand Treffer sieht, die er nicht sehen sollte, oder wichtige Dokumente fehlen.
• Suche an der falschen Stelle: Eine eigene Webadresse, die niemand aufruft, wird nicht genutzt. Die Suche gehört in Teams, ins Intranet oder in den Browser.
• Keine Projektleitung: Ohne Ansprechperson für Fragen und Kommunikation bleibt die Einführung ein IT-Projekt.
• Onboarding als einmaliger Termin: Eine Schulung reicht nicht. Nutzer brauchen Kanäle für Rückfragen und Beispiele aus ihrem Alltag.
• Keine Ausgangsmessung: Wer vor dem Start nicht weiß, wie lange die Suche heute dauert, kann den Nutzen später nicht belegen.

Nutzen messen

Lege schon vor dem Start fest, woran du den Erfolg erkennst, und erhebe die Ausgangswerte: Wie viel Zeit verbringen die Mitarbeitenden heute mit der Suche nach Informationen, und wie oft fragen sie Kollegen, weil sie etwas nicht finden? Nach dem Go-Live zeigen die Zahl aktiver Nutzer, die Suchanfragen ohne Treffer, die Zeit bis zur Antwort und der Anteil der Suchen mit Klick auf ein Ergebnis, ob die Suche angenommen wird und wo es hakt. Wer schneller an Wissen kommt, gewinnt Zeit für die eigentliche Arbeit, und genau dieser Zuwachs an Produktivität ist das stärkste Argument für das Projekt. Wie du aus der gesparten Zeit einen Business Case machst, steht im Beitrag zur Berechnung des Business Cases; eine erste Schätzung liefert der ROI-Rechner für KI im Unternehmen.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Implementierung einer Enterprise Search?

Das hängt von der Lösung, dem Hosting und deiner Infrastruktur ab. Am Beispiel amberSearch: Setup 1 bis 2 Wochen, Indizierung 5 bis 21 Tage je nach Datenmenge, Rollout und Onboarding 2 bis 4 Wochen. In einer Cloud-Umgebung dauert die Einführung typischerweise vier bis sechs Wochen. On-Premise-Projekte oder komplexe Systemlandschaften können je nach Firmengröße Monate dauern.

Benötigen wir eine eigene IT-Abteilung für die Betreuung?

Bei einer gut konzipierten Cloud-Lösung reicht in der Regel ein IT-Administrator, der Setup und Verwaltung übernimmt. Eine selbst entwickelte Open-Source-Lösung oder ein eigenes On-Premise-Hosting braucht dagegen ein eigenes Team.

Welche Ressourcen braucht eine Enterprise Search?

Du brauchst eine Hostingvariante (Cloud, Private Cloud oder On-Premise), Zugriff auf die Datenquellen, einen IT-Administrator für Setup und Integration, eine Projektleitung für Kommunikation und Change-Management sowie ein Budget für Setup und laufende Lizenzen. Bei Cloud-Hosting entfällt die Hardware.

Sieht nach der Einführung jeder alle Dokumente?

Nein. Eine Enterprise Search übernimmt die bestehenden Berechtigungen über den Identity Provider. Jeder sieht nur, worauf er auch im Quellsystem Zugriff hat. Deshalb lohnt sich vor der Indexierung ein Blick auf die Berechtigungsstruktur.

Was ist der Unterschied zwischen Implementierung und Einführung?

Die Implementierung meint meist den technischen Teil: Datenquellen anbinden, Rechte synchronisieren, Index aufbauen. Die Einführung umfasst zusätzlich Onboarding, Kommunikation und die Etablierung im Arbeitsalltag. Erfolgreich ist ein Projekt erst, wenn beides gelingt.

Fazit und nächster Schritt

Eine Enterprise Search einzuführen ist heute vor allem ein Organisationsprojekt mit klaren Phasen: Ressourcen klären, Systeme anbinden, Nutzer gewinnen, Nutzen messen. Die Technik ist in wenigen Wochen erledigt, über den Erfolg entscheidet, ob die Mitarbeitenden ihr Wissen damit schneller finden als vorher.

Wenn du wissen willst, wie die drei Phasen mit deinen eigenen Systemen aussehen, schau dir amberSearch an: Die Suche verbindet deine Datenquellen, übernimmt die bestehenden Zugriffsrechte und liefert Antworten mit Quellenangabe.

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