Microsoft Copilot Alternative: amber für Wissen aus allen Systemen

Frag Mitarbeitende, was sie von einem KI-Assistenten erwarten, und du hörst fast immer dasselbe: Er soll über alle Systeme hinweg funktionieren. Nicht nur in Outlook und Word, sondern auch im Ticketsystem, im DMS, auf dem Netzlaufwerk und im CRM. Genau hier suchen viele Unternehmen eine Copilot-Alternative oder prüfen Alternativen, die den Microsoft Copilot ergänzen.

Microsoft 365 Copilot ist stark, solange dein Wissen in Microsoft 365 liegt. amber ist eine europäische Business-KI-Plattform für den Fall, dass es verteilt ist: über 70 Datenquellen, über 120 Integrationen, bestehende Zugriffsrechte ab Tag 1. Ihr KI-Assistent amberAI ist das direkte Gegenstück zu Copilot. Wenn du den Markt gerade grundsätzlich sortierst, findest du im Überblick zur KI-Plattform für Unternehmen die wichtigsten Anbieter und Auswahlkriterien. Hier geht es um die konkrete Frage: Copilot, amber oder beides?

Was ist Microsoft Copilot und wo liegen die Grenzen?

"Microsoft Copilot" ist inzwischen ein Sammelbegriff für mehrere Produkte. Für Unternehmen sind laut Microsoft (Stand 10/2026) vor allem drei Varianten relevant:

• Copilot Chat (Basic): in berechtigten Microsoft-365-Abonnements ohne Aufpreis enthalten. Die Antworten stützen sich vor allem auf Daten aus dem Internet. Interne Inhalte nutzt dieser KI Chat nur, wenn du Dateien hochlädst, mit geöffneten Inhalten in Outlook oder Teams arbeitest oder einen nutzungsbasiert abgerechneten Agenten einsetzt.
• Microsoft 365 Copilot (Basic): Standardzugriff auf Copilot-Funktionen in Word, Excel, PowerPoint und OneNote, aber ohne Zugriff auf Microsoft Graph.
• Microsoft 365 Copilot (Premium): das kostenpflichtige Add-on. Erst diese Version bezieht automatisch E-Mails, Dateien, Meetings, Kalender und Teams-Inhalte über Microsoft Graph ein. Voraussetzung ist ein qualifizierender Microsoft-365-Plan.

Dazu kommen spezialisierte Produkte wie GitHub Copilot, ein Coding-Assistent für Entwickler, der separat lizenziert wird. Wenn du eine Alternative fürs Programmieren und für Code suchst, hilft dir dieser Artikel nicht weiter. Hier geht es um Unternehmenswissen.

Innerhalb von Microsoft 365 spielt Copilot seine Stärken aus: Er arbeitet direkt in den Apps, die dein Team ohnehin nutzt, und der Zugriff richtet sich nach den Berechtigungen der Nutzer. Spannend wird es bei Wissen außerhalb von Microsoft 365. Dafür bietet Microsoft Copilot Connectors an, laut eigener Dokumentation über 100 vorgefertigte, etwa für Google Drive, Confluence, Jira, Salesforce oder Netzlaufwerke. Synchronisierte Connectors indexieren die Inhalte in Microsoft Graph, föderierte Connectors fragen Daten live über das Model Context Protocol ab (mehr dazu in MCP einfach erklärt). Für Systeme ohne fertigen Connector braucht es laut Microsoft einen Entwickler.

Statt eines Pauschalurteils helfen dir diese Prüffragen:

• Gibt es für jedes deiner wichtigen Systeme einen fertigen Connector, auch für das DMS, das PLM oder das Branchen-ERP?
• Wer betreut die Connectors, wenn sich Schnittstellen ändern?
• Welche Lizenz brauchen deine Nutzer, damit Copilot überhaupt auf interne Daten zugreift?
• Passt das Preismodell, wenn alle Mitarbeitenden KI nutzen sollen? Die aktuellen Preise findest du direkt bei Microsoft.

Wann ist eine Microsoft-Copilot-Alternative sinnvoll?

In vielen Unternehmen sind über die Jahre immer mehr Softwaresysteme dazugekommen. Jedes neue System ist ein weiterer Ort, an dem Informationen landen. Ein Teil des Teams wechselt schnell, ein anderer bleibt beim Status quo. Das Ergebnis kennst du: Informationen zu einem Produkt liegen teils im SharePoint, teils im Projektmanagement-Tool, im PLM und im E-Mail-Postfach. Eine vollständige Antwort braucht alle diese Quellen. Die Effizienz leidet, weil Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dieselbe Information in mehreren Tools suchen.

Gleichzeitig baut fast jeder Softwareanbieter seinen eigenen KI-Assistenten: Microsoft mit Copilot, Google mit Gemini für Google Workspace, dazu KI-Funktionen in CRM-, DMS- und Intranet-Lösungen. Jede dieser Lösungen ist vor allem auf ihr eigenes Ökosystem ausgerichtet. Ein KI-Assistent, der nur ein System kennt, liefert aber nur einen Teil der Antwort. Theoretisch müsstest du für alle Tools jeweils eine eigene KI kaufen. Spätestens der Einkauf fragt dann, warum es drei KI-Assistenten für drei Systeme braucht. Und deine Mitarbeitenden wollen ohnehin einen Ort für alle Fragen.

Eine Microsoft-Copilot-Alternative, die Copilot ersetzt oder ergänzt, lohnt sich vor allem, wenn:

• dein Wissen über viele Systeme verteilt ist und Microsoft 365 nur eines davon ist,
• du die Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter (Vendor Lock-in) bewusst begrenzen willst,
• Hosting in Deutschland oder Europa und Datenschutz nach DSGVO für dich gesetzt sind,
• du das KI-Modell je Aufgabe frei wählen willst,
• alle Mitarbeitenden KI-Unterstützung bekommen sollen,
• deine Leute schon heute nicht freigegebene KI-Tools nutzen, um Dokumente zusammenzufassen. Das passiert, wenn das offizielle Werkzeug nicht an ihr Wissen herankommt.

Welche Arten von Copilot-Alternativen gibt es?

Wer nach Alternativen zu Microsoft Copilot sucht, landet schnell bei Listen mit einer Vielzahl sehr unterschiedlicher Tools: ChatGPT, Claude, Gemini, Notion AI und etliche mehr. Nicht jede dieser Alternativen löst dasselbe Problem. Ein allgemeiner KI-Assistent wie ChatGPT oder Claude hilft beim Schreiben, kennt dein Unternehmenswissen aber nur, wenn du es anbindest oder hochlädst. Hilfreicher als jede Rangliste ist deshalb die Frage, welche Art von Werkzeug du brauchst:

Kategorie	Beispiele	Stärke	Darauf achten
Allgemeine KI-Chats	ChatGPT, Claude	Texte schreiben, Ideen entwickeln, Recherche im Web	Zugriff auf internes Wissen und Rechte
KI in einer Software-Suite	Microsoft Copilot, Gemini für Google Workspace, Notion AI	Arbeit direkt in den Apps der Suite	Wissen außerhalb der Suite
Coding-Assistenten	GitHub Copilot	Code schreiben und verstehen	Für Wissensarbeit nicht gedacht
Unternehmens-KI-Plattformen	amber und weitere Anbieter	Wissen aus vielen Systemen, rechtekonform	Integrationen, Hosting, Modellwahl

Setzt dein Unternehmen auf Google Workspace, ist Gemini das Gegenstück zu Copilot: Laut Google steckt Gemini direkt in den Workspace-Apps, etwa in Gmail. Einen breiteren Marktüberblick findest du in unserer Übersicht der KI-Tools für Unternehmen. Wenn du einzelne Anbieter vergleichst, helfen dir unsere Seiten zur Langdock-Alternative, zur MeinGPT-Alternative und zur Glean-Alternative.

amber und Microsoft 365 Copilot im Vergleich

Kriterium	Microsoft 365 Copilot (Premium)	amber
Schwerpunkt	Arbeit in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams mit Daten aus Microsoft Graph	Wissen über viele Systeme hinweg: über 70 Datenquellen, über 120 Integrationen
Quellen außerhalb von Microsoft 365	Über Copilot Connectors (laut Microsoft über 100 vorgefertigte), Inhalte werden in Microsoft Graph indexiert oder live abgefragt	Integration ohne Migration und ohne Datenkopie
Zugriffsrechte	Zugriff im Rahmen der Nutzerberechtigungen, Connectors übernehmen Quellrechte	Bestehende Zugriffsrechte ab Tag 1 automatisch übernommen, keine zweite Rechteverwaltung
Lizenz	Add-on zu einem qualifizierenden Microsoft-365-Plan	Eigene Plattform, 30 Tage kostenlos testen
Hosting-Ort	EU Data Boundary: Datenverkehr von Nutzenden in der EU bleibt innerhalb der EU (Stand 10/2026, Quelle learn.microsoft.com)	Hosting und Verarbeitung in Deutschland und Europa (Stand 10/2026, Quelle amber.de/sicherheit)
KI-Modelle	Modellauswahl innerhalb von Copilot, automatisches Routing	Wahl zwischen verschiedenen KI-Modellen je Aufgabe, kein Lock-in
Agenten und Aktionen	Agenten, eigene Agenten über Copilot Studio	Agenten ohne Programmierung, über 1.000 Aktionen in angebundenen Systemen mit Freigabekontrolle

Stand der Angaben: 10/2026. Quellen: learn.microsoft.com für Microsoft, amber.de/sicherheit und amber.de für amber.

Kurz gesagt: Arbeitet dein Team fast nur in Microsoft 365 und braucht vor allem Hilfe beim Schreiben in Word oder bei Auswertungen in Excel, ist Copilot naheliegend. Ist dein Wissen über viele Systeme verteilt, passt amber besser.

Was ist amber?

amber ist eine europäische Business-KI-Plattform aus Aachen, gegründet 2020. Sie führt Unternehmenswissen aus über 70 Datenquellen zusammen und macht es über eine eigene AI Data Layer rechtekonform nutzbar. Das Prinzip: Eine Antwort. Deine Quellen. Deine Zugriffsrechte. Ohne Migration, ohne Datenkopie, ohne zweite Rechteverwaltung.

Vier Funktionen bilden den Kern der Plattform:

• Suche (amberSearch): eine Suche über alle angebundenen Quellen, von Laufwerken und Drive über Teams und E-Mails bis zu Ticketsystemen.
• Chat (amberAI): das FirmenGPT für dein Team. Jede Antwort ist mit Quellen aus deinem Unternehmenswissen belegt.
• Agenten (amberAgents): wiederkehrende Aufgaben automatisieren, ohne zu programmieren. Über 1.000 Aktionen in angebundenen Systemen stehen bereit, jeweils mit Freigabekontrolle. Mehr dazu unter KI-Agenten für Unternehmen.
• Projekte (amberProjects): ein gemeinsamer Ort für Team, Wissen und KI. In Projekten teilst du Wissen mit deinem Team, zum Beispiel einen Bereich für IT-Support, Onboarding oder Produktwissen.

Über 400 Unternehmen setzen amber ein, darunter Müller Textil, Zentis und ENTECCOgroup. Über 100.000 aktive Nutzende führen mehr als 10 Millionen Chats pro Monat.

Anwendungsfälle: Wo amberAI im Alltag hilft

Normen und Verträge durchsuchen

Als junge Ingenieurin oder junger Ingenieur musst du schnell wissen, welche Norm für einen bestimmten Fall gilt. Mit amberAI fragst du erst nach der passenden Norm und suchst dann in der Norm selbst nach der relevanten Stelle. Das funktioniert genauso bei Verträgen: Zahlungsfristen oder Kündigungsdaten findest du ohne langes Blättern.

Referenzkunden finden

Im Vertrieb kommt oft die Frage, ob es Referenzen für ein bestimmtes Produkt gibt. Welche Kunden öffentlich genannt werden dürfen, ist selten sauber dokumentiert. amberAI findet die passenden Referenzen im CRM, in E-Mails oder auf den Laufwerken und formuliert daraus direkt einen Text für die Mail an den Interessenten.

Hilfe bei IT-Fragen

Wenn etwas nicht funktioniert, ob Druckerverbindung, Softwarefehler oder VPN: Die Antwort steht meist irgendwo in einer Richtlinie, einer Teams-Nachricht oder einem PDF auf dem Laufwerk. amberAI bereitet sie passend zu deinem Problem auf, egal wo sie liegt.

Texte für Angebote erstellen

Ein gutes Angebot löst genau die Probleme, die vorher besprochen wurden. Aus deinen Notizen und den Anforderungen des Kunden erstellt amberAI Textbausteine, die du nur noch anpasst.

E-Mail-Anfragen beantworten

Viele Anfragen wiederholen sich und lassen sich mit vorhandenem Wissen beantworten. Nur ist dieses Wissen nicht immer gut abgelegt. amberAI sucht im Hintergrund in allen angebundenen Quellen und formuliert eine Antwort im Ton, den du vorgibst.

Dokumente in fremden Sprachen verstehen

In internationalen Teams ist nicht jedes Jira-Ticket, jede Mail oder jedes technische Datenblatt in deiner Sprache geschrieben. amberAI erklärt dir den Inhalt in deiner Sprache.

Formulare und Anträge ausfüllen

Statt alle Angaben manuell zusammenzusuchen, lässt du amberAI die Informationen auf Basis deiner bestehenden Dokumente vorformulieren.

Bilder nach Inhalt finden

Du suchst ein Foto oder eine Grafik, kennst aber den Dateinamen nicht? Mit amberSearch findest du Bilder anhand ihres Inhalts, egal ob sie in Microsoft 365, auf deinen Laufwerken oder im Intranet liegen.

Wie funktioniert amberAI?

amberAI bringt die Bedienung, die du von Google und ChatGPT kennst, in deinen Arbeitsalltag. Statt ein KI-Modell mit deinen Unternehmensdaten zu trainieren, läuft jede Anfrage in zwei Schritten:

1. Suchen: amberSearch durchsucht die angebundenen Systeme. Schon hier gelten die bestehenden Zugriffsrechte. Jede Person bekommt nur Zugriff auf das, was sie auch im Quellsystem sehen darf.
2. Antworten: Die Ergebnisse der Suche gehen als Kontext an ein Sprachmodell. amberAI bringt sie in das Format, das du brauchst, etwa als Zusammenfassung, Mail oder Tabelle, mit Quellenangaben.

Die Technologie dahinter heißt Retrieval Augmented Generation (RAG). Wie amber es mit zusätzlichem Kontext verfeinert, erklären wir im Beitrag zu Contextual RAG. Der Vorteil: kein Training eigener Modelle und kein Nachtrainieren, wenn sich Dokumente ändern. Die zugrunde liegenden LLMs wählst du je Aufgabe. Suche, Chat und Agenten bleiben dabei gleich, ein Wechsel des Modells bedeutet keinen Umbau.

Angebunden werden unter anderem Microsoft 365, Laufwerke, Jira, Confluence, DMS wie d.velop und Intranets wie Staffbase oder Haiilo. Alle Integrationen findest du in der Übersicht. Jede Integration übernimmt die Rechte des Quellsystems. Damit amber im Alltag wirklich genutzt wird, ist es dort verfügbar, wo dein Team arbeitet: als Web-App, in Microsoft Teams und mit Quick Access direkt vom Desktop, ohne Browser. Niemand muss dafür zwischen Apps hin und her wechseln.

amber und Copilot parallel nutzen?

Das kann ein pragmatischer Weg sein. Copilot hilft beim Schreiben in Word, bei Formeln in Excel und bei Meeting-Zusammenfassungen in Teams. amberAI beantwortet Fragen über alle Systeme hinweg, Microsoft 365 eingeschlossen, und amberAgents automatisieren Abläufe über Systemgrenzen hinweg. Die eigentliche Frage ist, wer welche Lizenz wirklich braucht. Wer vor allem Wissen sucht, braucht nicht zwingend ein Copilot-Add-on. Prüfe deshalb pro Rolle, welches Werkzeug sich rechnet.

Checkliste: So wählst du die passende Lösung

• Datenquellen: Welche Systeme müssen angebunden sein, und gibt es dafür fertige Integrationen?
• Zugriffsrechte: Werden bestehende Berechtigungen automatisch übernommen, oder pflegst du eine zweite Rechteverwaltung?
• Datenhaltung: Werden Daten kopiert, oder bleiben sie in den Quellsystemen?
• Hosting und Datenschutz: Wo werden Daten verarbeitet? Ist der Anbieter ISO-27001-zertifiziert, und läuft die Verarbeitung DSGVO-konform? Mehr dazu im Beitrag zur DSGVO-konformen Unternehmens-KI.
• Modelle: Kannst du die LLMs je Aufgabe wählen, auch Open-Source-Modelle, oder bist du an einen Anbieter gebunden?
• Agenten und Aktionen: Kann die KI nur lesen oder auch Schritte in Systemen ausführen, mit Freigabe?
• Zugang: Ist das Tool dort, wo dein Team arbeitet, also im Web, in Teams und auf dem Desktop?
• Kosten: Wie entwickelt sich der Preis, wenn alle Mitarbeitenden die KI nutzen? Die Preise von amber findest du online.
• Test: Kannst du die Lösung mit echten Daten testen, bevor du entscheidest?

Häufige Fragen zu Copilot und Alternativen

Was bringt Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot unterstützt dich direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams: Texte entwerfen, Daten auswerten, Präsentationen erstellen, Meetings zusammenfassen. Mit der Premium-Lizenz bezieht er E-Mails, Dateien und Termine über Microsoft Graph ein. Den größten Nutzen hast du, wenn dein Wissen überwiegend in Microsoft 365 liegt.

Wie schreibt man Copilot auf Deutsch?

Im Deutschen sind Kopilot und Copilot gebräuchlich. Der Produktname von Microsoft ist immer Copilot. Ein KI-Copilot ist in diesem Sinn ein Assistent, der dich unterstützt, während du die Kontrolle behältst.

Was ist der Unterschied zwischen Copilot Chat und Microsoft 365 Copilot?

Copilot Chat ist in berechtigten Microsoft-365-Abos enthalten und nutzt vor allem Webdaten. Interne Inhalte nur, wenn du sie hochlädst oder geöffnet hast. Microsoft 365 Copilot (Premium) ist ein kostenpflichtiges Add-on und greift automatisch über Microsoft Graph auf E-Mails, Dateien, Meetings und Chats zu. Der Zugriff bleibt dabei im Rahmen deiner Berechtigungen.

Gibt es eine kostenlose Alternative zu Microsoft Copilot?

Ja, mit Einschränkungen: Copilot Chat ist in jedem berechtigten Microsoft-365-Abo ohne Aufpreis enthalten, stützt sich aber vor allem auf Webdaten. Bei der kostenlosen Version eines KI-Chats prüfst du vor allem, was mit eingegebenen Daten passiert und ob sich interne Quellen überhaupt anbinden lassen. amber kannst du 30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.

Kann amber Microsoft 365 einbinden?

Ja. Microsoft 365 ist eine der Datenquellen, die amber anbindet, neben Laufwerken, Atlassian-Tools, DMS, CRM und vielen weiteren. Deine bestehenden Zugriffsrechte werden dabei automatisch übernommen.

Wie aufwendig ist die Einführung von amber?

Die Anbindung läuft über Standard-Integrationen, ohne Migration und ohne Datenkopie. Für Cloud-Systeme richtet deine IT App-Registrierungen ein, für On-Premise-Systeme eine VPN-Verbindung mit Service-Accounts. Wie schnell es geht, hängt vor allem von deinen internen Freigabeprozessen ab.

Welche KI-Modelle nutzt amber?

amber ist an kein Modell gebunden. Du wählst das KI-Modell je Aufgabe, Suche, Chat und Agenten bleiben gleich. So nutzt du neue Modelle, ohne deine Abläufe umzubauen.

Fazit: Copilot für Microsoft 365, amber für dein gesamtes Unternehmenswissen

Microsoft Copilot ist eine gute Wahl, wenn dein Team in Microsoft 365 arbeitet und dort produktiver werden soll. Sobald dein Wissen über viele Systeme verteilt ist, brauchst du eine Copilot-Alternative, die alle Quellen gleich behandelt, Rechte ab Tag 1 übernimmt und dir die Wahl des Modells lässt. Genau dafür ist amber gebaut, gehostet in Deutschland und Europa.

Am besten prüfst du das mit deinen eigenen Daten. Das kostet dich nichts: 30 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig. Oder du lässt dir amber in einer persönlichen Demo zeigen, abgestimmt auf deine Systeme.